Vous souhaitez travailler avec les médias ? Leur communiquer une information ? Oui mais comment faire… Dans cet article, nous vous expliquons les outils indispensables pour contacter les journalistes.

• Communiqué de presse

Pour contacter les médias, certains documents sont indispensables. C’est le cas du communiqué de presse.

Ce document se présente généralement sous la forme d’une page A4. Il contient toutes les informations utiles au journaliste, à savoir les 5W+H : qui, quoi, où, quand, comment, pourquoi. Il inclut les informations pratiques (prix de vente, lieu de vente, contact presse…). Enfin, il doit être « clé en main » : s’il est bien rédigé, le journaliste reprendra le communiqué presque mot pour mot pour en faire un article.

Veillez à adapter votre communiqué en fonction des rubriques et des médias sélectionnés. Par exemple, n’envoyez pas le même communiqué à la presse féminine et à la presse économique. L’information peut être la même mais il faudra l’adapter aux journalistes choisis.

Il est ainsi parfois nécessaire d’écrire plusieurs communiqués pour une information, tout simplement parce qu’on s’adresse à des journalistes différents, travaillant pour des rubriques différentes, ayant donc des besoins différents.

• Dossier de presse

Un autre document nécessaire pour les relations presse, c’est le dossier de presse.

Il fait plusieurs pages et ressemble à une plaquette commerciale. Sauf que dans le cas présent, il ne s’adresse pas à un prospect ou un client, mais à un journaliste. Il faut donc que l’information et le ton soient cohérents. Inutile d’écrire : « achetez ceci » ou « faites cela ».

Un dossier de presse est un document complet qui contient des chiffre-clés, un historique… Il détaille votre entreprise, vos gammes de produits, vos innovations, etc. Il doit surtout donner une multitude d’idées d’articles aux journalistes.

• Visuels

Pour illustrer leur article, les journalistes ont besoin d’images. Avant de lancer une campagne de relations presse, vos visuels doivent être prêts : logo, photos du siège social et des bureaux, portraits des dirigeants, packshots, rendus réalistes… Les visuels doivent être : de qualité, en haute définition, en couleur et en noir & blanc.

Vous pouvez joindre quelques visuels lors de l’envoi du communiqué, tout en précisant qu’ils sont disponibles sur un lien Wetransfer ou sur votre photothèque.

• Fichier presse

Votre communiqué est prêt à être envoyé ? Encore faut-il avoir les coordonnées des journalistes. Pour cela, il vous faut un fichier presse à jour respectant le RGPD.

Le moins cher consiste à faire vous-même un fichier Excel et à chercher les coordonnées des journalistes un à un. C’est efficace si vous êtes un indépendant ou une TPE, et si vous souhaitez contacter les médias locaux. En revanche, si vous visez la presse nationale, il faut passer par une plateforme spécialisée (ou une agence de relations presse qui dispose d’un abonnement à une plateforme).

Ces plateformes comptent des millions de contacts de journalistes. Or, votre information ne les concerne pas tous. Il faut donc trier ce méga-fichier : c’est ce qu’on appelle « la qualification du fichier presse ». Puis, lorsque les médias et les journalistes sont sélectionnés, il suffit de procéder à l’envoi.

A savoir, aucune agence RP ne vous communiquera son fichier presse. Tout d’abord, parce que c’est le fruit de leur travail : les agences peaufinent les fichiers, ajoutent des annotations… Ensuite, les agences n’ont pas le droit de faire des extractions de fichiers et de les communiquer à des tiers. Enfin, le RGPD s’applique à l’ensemble des mails envoyés à la presse. Les journalistes ont donc le droit de vous demander quand et comment ils vous ont autorisé à utiliser leurs données. Il faut donc être en conformité.